Lobby wordt belangrijker voor aanbestedingen

Wie zaken doet met publieke instanties, weet dat een aanbestedingstraject niet het meest dynamische onderdeel van de markt is. Processen duren lang en eisen staan vaak in beton gegoten. Transparantie en uniformiteit zijn zo belangrijk dat maatwerk al snel uit beeld verdwijnt. Gesprekken tussen bedrijven en overheden over wat mogelijk en uitvoerbaar is zijn beperkt. De huidige werkwijze leidt vaak tot beperkte interessant om überhaupt mee te doen.

Als het aan de Europese Commissie ligt, komt daar verandering in. Deze week presenteerde zij haar voorstel voor een nieuwe Europese Public Procurement Act. Daarmee wil Brussel de drie aanbestedingsrichtlijnen te vervangen door één rechtstreeks toepasbare Europese verordening om de regels eenvoudiger en flexibeler maken. Tegelijkertijd wil de Commissie aanbestedingen nadrukkelijker inzetten om Europese strategische doelen te verwezenlijken.

Meer op ooghoogte met de overheid

Een van de interessante onderdelen van het voorstel is de grotere ruimte voor contact tussen overheid en markt. Gemeenten, provincies en andere publieke opdrachtgevers krijgen meer mogelijkheden om vóór het uitschrijven van een aanbesteding de markt te consulteren, maar het moet wel op een transparante manier gebeuren. Bedrijven kunnen zo eerder aangeven wat zij nodig hebben om een opdracht goed uit te voeren, tegen welke knelpunten zij aanlopen en onder welke voorwaarden deelname aan een aanbesteding aantrekkelijk is.

Ook komt er grotere ruimte voor onderhandelingen tijdens aanbestedingsprocedures. De rigide scheiding tussen overheid en markt wordt daarmee iets minder scherp. Bedrijven krijgen meer mogelijkheden om mee te praten over bijvoorbeeld technische aspecten, leveringsvoorwaarden en andere voorwaarden waaronder een opdracht uitvoerbaar is. Een aanbesteding kan op papier nog zo zorgvuldig zijn vormgegeven; als uiteindelijk maar één partij, of zelfs niemand, geïnteresseerd is, heeft die procedure weinig opgeleverd. Het is dus ook in het belang voor de overheid om eerder met de markt in gesprek te gaan. Daardoor kunnen zij beter inschatten of hun wensen realistisch zijn en wat ervoor nodig is om voldoende partijen te laten deelnemen.

Met minder geformaliseerde processen wordt lobby belangrijker

Meer ruimte voor gesprek betekent dat het belang van goed stakeholdermanagement toeneemt. Bedrijven en maatschappelijke organisaties die al in beweging komen ruim vóór een aanbesteding is gepubliceerd hebben een voorsprong. Juist in deze fase liggen er kansen om relaties met publieke opdrachtgevers op te bouwen en kennis over de markt te delen. Dat heeft ook een schaduwzijde: experts waarschuwden eerder al voor het toenemende risico van (onbewuste) vooringenomenheid van beleidsmakers. Een slimme lobby geeft partijen mogelijk een voorsprong, ook wanneer ze niet de beste aanbieder zijn. Met de belangrijke kanttekening dat gelijke behandeling altijd het uitgangspunt blijft, creëert de wet hopelijk meer begrip en ruimte voor een gesprek tussen overheid en markt als gelijken.

Een eerlijker speelveld

Daarnaast worden aanbestedingen nadrukkelijker onderdeel van het Europese industriebeleid. Het voorstel past daarmee in een ontwikkeling die al langer zichtbaar is, ook aangedreven door lokale en regionale politici: overheden moeten bij hun economische keuzes meer rekening kunnen houden met de positie van Europese bedrijven.

Passend in de huidige discussies over Europese soevereiniteit en het verminderen van strategische afhankelijkheden, krijgt European preference in de nieuwe verordening dan ook een plek. Europese bedrijven concurreren bij publieke aanbestedingen regelmatig met ondernemingen uit landen waar Europese bedrijven zelf niet dezelfde toegang tot de markt hebben, of waar bedrijven kunnen profiteren van omvangrijke staatssteun. De roep om een daadwerkelijk level playing field is daardoor de afgelopen jaren steeds luider geworden. De nieuwe regels moeten overheden meer mogelijkheden geven om daar bij aanbestedingen rekening mee te houden.

Daarmee wordt aanbesteden meer dan een technische exercitie om tegen de beste voorwaarden een brug, bus of IT-systeem in te kopen. Het wordt ook een instrument van economisch beleid. Voor public affairs-professionals maakt dat aanbestedingen een stuk interessanter. Waar prijs en kwaliteit centraal stonden, spelen straks ook politieke vragen over strategische autonomie en economische veiligheid een grotere rol. Kortom: aanbestedingen worden, als het voorstel wordt overgenomen, politieker én interactiever.